計(jì)算機(jī)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)
一、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)
1.計(jì)算機(jī)的含義
計(jì)算機(jī)俗稱電腦，是一種用于高速計(jì)算的電子計(jì)算器，可以進(jìn)行數(shù)值計(jì)算、邏輯計(jì)算、記憶存儲(chǔ)等，能夠按照程序自動(dòng)、高效地處理海量數(shù)據(jù)。
2.計(jì)算機(jī)的組成部分
(1)硬件部分。計(jì)算機(jī)中所使用的電子線路和物理設(shè)備，是看得見、摸得著的實(shí)體，有主體設(shè)備、輸出設(shè)備、輸入設(shè)備三大組成部分。
1)主體設(shè)備包括主板、CPU、內(nèi)存、電源、顯卡、聲卡、網(wǎng)卡、硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū)等。
2)輸出設(shè)備包括顯示器、打印機(jī)等。
3)輸入設(shè)備包括鍵盤、鼠標(biāo)等。
(2)軟件部分。計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng)可分為操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)三部分。
1)操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)各種軟、硬件資源的管理、控制和監(jiān)視。常見的操作系統(tǒng)有Unix、Linux、Windows、Mac等。
2)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)全部文件、資料和數(shù)據(jù)的管理和共享。
3)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行組織和管理，使多臺(tái)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)間能進(jìn)行相互的資源共享和通信。
3.計(jì)算機(jī)的起源與發(fā)展
(1)世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)介。1946年2月，第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)ENIAC(埃尼阿克)在美國問世。ENIAC(見圖11-1)用了18000個(gè)電子管和86000個(gè)其他電子元件，運(yùn)算速度卻只有每秒300次各種運(yùn)算或5000次加法，耗資100萬美元以上。盡管ENIAC有許多不足之處，但作為計(jì)算機(jī)的始祖，它揭開了計(jì)算機(jī)時(shí)代的序幕。
(2)第二代計(jì)算機(jī)的來源與發(fā)展。第二代電子計(jì)算機(jī)是采用晶體管制造的電子計(jì)算機(jī)。在20世紀(jì)50年代之前，計(jì)算機(jī)都采用電子管作元件。電子管元件有許多明顯的缺點(diǎn)。例如，在運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的熱量太多，可靠性較差，運(yùn)算速度不快，價(jià)格昂貴，體積龐大。這些缺點(diǎn)都使計(jì)算機(jī)的發(fā)展受到限制。于是，晶體管開始被用來作為計(jì)算機(jī)的元件。晶體管不僅能實(shí)現(xiàn)電子管的功能，還具有尺寸小、重量輕、壽命長、效率高、發(fā)熱少、功耗低等優(yōu)點(diǎn)。使用了晶體管以后，電子線路的結(jié)構(gòu)大大改觀，制造高速電子計(jì)算機(jī)的設(shè)想也就更容易實(shí)現(xiàn)。
1954年，美國貝爾實(shí)驗(yàn)室研制成功第一臺(tái)使用晶體管線路的計(jì)算機(jī)，取名催迪克(TRADIC),裝有800個(gè)晶體管(見圖11-2)。
1958年，美國的IBM公司制成了第一臺(tái)全部使用晶體管的計(jì)算機(jī)RCA501型。由于第二代計(jì)算機(jī)采用晶體管邏輯元件及快速磁芯存儲(chǔ)器，計(jì)算機(jī)速度從每秒幾千次提高到幾十萬次，主存儲(chǔ)器的存儲(chǔ)量從幾千提高到10萬以上。1959年，IBM公司又生產(chǎn)出全部晶體管化的電子計(jì)算機(jī)IBM7090。從1958年到1964年，晶體管電子計(jì)算機(jī)經(jīng)歷了飛速發(fā)展，從印刷電路板到單元電路和隨機(jī)存儲(chǔ)器，從運(yùn)算理論到程序設(shè)計(jì)語言，不斷的革新使晶體管電子計(jì)算機(jī)日臻完善。
(3)第三代計(jì)算機(jī)的來源與發(fā)展。1958年，美國的工程師杰克·基爾比(JackKilby)發(fā)明了集成電路(IC),將三種電子元件結(jié)合到一片小小的硅片上。更多的元件集成到單一的半導(dǎo)體芯片上，使計(jì)算機(jī)變得更小，功耗更低，速度更快。這一時(shí)期的發(fā)展還包括使用了操作系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)在中心程序的控制協(xié)調(diào)下可以同時(shí)運(yùn)行許多不同的程序。
第三代計(jì)算機(jī)的基本電子元件是每個(gè)基片上集成幾個(gè)到十幾個(gè)電子元件(邏輯門)的小規(guī)模集成電路和每個(gè)基片上集成幾十個(gè)電子元件的中規(guī)模集成電路。計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，尤其是操作系統(tǒng)的逐步成熟是第三代計(jì)算機(jī)的顯著特點(diǎn)。多處理機(jī)、虛擬存儲(chǔ)器系統(tǒng)以及面向用戶的應(yīng)用軟件的發(fā)展，大大豐富了計(jì)算機(jī)軟件資源。為了充分利用已有的軟件，解決軟件兼容問題，出現(xiàn)了系列化的計(jì)算機(jī)。最有影響的是IBM公司研制的IBM-360計(jì)算機(jī)系列(見圖11-3)。
(4)第四代計(jì)算機(jī)的來源與發(fā)展
1)微型機(jī)的誕生。將中央處理器(CPU)濃縮在一塊芯片上的微型機(jī)的出現(xiàn)與發(fā)展，掀起了計(jì)算機(jī)大普及的浪潮。1969年，英特爾(Intel)公司受托設(shè)計(jì)一種用于計(jì)算器的整套電路，公司的一名年輕工程師費(fèi)德里克·費(fèi)金(Fed-ericoFaggin)成功地在4.2mm×3.2mm的硅片上，集成了2250個(gè)晶體管。這就是第一個(gè)微處理器Intel4004,它是4位的。在它之后，1972年年初又誕生了8位微處理器Intel8008。1973年出現(xiàn)了第二代微處理器(8位),如Intel8080(1973)、M6800(1975,M代表摩托羅拉公司)、Z80(1976,Z代表齊洛格公司)等。1978年出現(xiàn)了第三代微處理器(16位),如Intel8086、Z8000、M68000等。1981年出現(xiàn)了第四代微處理器(32位),如iAPX432、i80386、MAC-32、NS-16032、Z80000、HP-32等。它們的性能都與20世紀(jì)70年代大中型計(jì)算機(jī)大致相匹敵。微處理器兩三年就換一代的速度，是任何技術(shù)也不能比擬的。
2)Internet(互聯(lián)網(wǎng))的使用。Intermet在美國發(fā)展自己的區(qū)域性和全國性計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，其他國家也在發(fā)展自己的網(wǎng)絡(luò)。20世紀(jì)80年代出現(xiàn)了各國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，每年都有越來越多的國家加入Internet以共享它的資源，Internet已成為全球性的計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。通過Internet可以進(jìn)行全球電子郵件通信，查閱各種信息，參加各種小組的討論，刊登廣告，實(shí)現(xiàn)公司及項(xiàng)目的跨國管理等。
從1971年至今的計(jì)算機(jī)都屬于第四代計(jì)算機(jī)。這階段，軟件行業(yè)一日千里，成為全球信息化革命最活躍的領(lǐng)域之一。
4.現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的常用種類
現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的常用種類主要有臺(tái)式機(jī)、筆記本電腦與平板電腦三類，如圖11-4所示。
5.計(jì)算機(jī)的主要特點(diǎn)
(1)運(yùn)算速度快。當(dāng)今計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度可達(dá)到每秒萬億次，小型計(jì)算機(jī)每秒也可達(dá)幾億次以上，如衛(wèi)星軌道、大型水壩、天氣預(yù)報(bào)的計(jì)算等都可用計(jì)算機(jī)迅速完成。
(2)計(jì)算精確度高。一般計(jì)算機(jī)有十幾位甚至幾十位(二進(jìn)制)有效數(shù)字進(jìn)行精準(zhǔn)計(jì)算，計(jì)算精度可由千分之幾到百萬分之幾，是其他任何計(jì)算工具所望塵莫及的。
(3)邏輯判斷能力強(qiáng)。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量大，不僅能夠保存數(shù)據(jù)資料，還可以對(duì)各種信息進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算和邏輯運(yùn)算。
(4)自動(dòng)控制能力。計(jì)算機(jī)能根據(jù)用戶需要，按照事先編好的程序自動(dòng)運(yùn)行，達(dá)到用戶的預(yù)期結(jié)果。
二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念
辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation,OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。
2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的常用硬件及應(yīng)用
信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了整個(gè)社會(huì)的信息化進(jìn)程，并改變了傳統(tǒng)的辦公模式。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的出現(xiàn)，更使辦公自動(dòng)化的程度越來越高這就需要辦公人員掌握辦公自動(dòng)化相應(yīng)的操作技能，才能勝任現(xiàn)代化辦公，逐步提高工作效率。
(1)打印機(jī)。打印機(jī)是計(jì)算機(jī)最重要的外設(shè)之一，它也是辦公活動(dòng)中使用較頻繁的設(shè)備之一。作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最常用的硬件，打印機(jī)有許多類型，常見的有針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)與激光打印機(jī)三種，如圖11-5所示。
1)針式打印機(jī)又稱點(diǎn)陣式打印機(jī)，它只能打印點(diǎn)陣圖形和字符，常用于標(biāo)簽打印、票據(jù)與存折打印等。
2)噴墨打印機(jī)相對(duì)于針式打印機(jī)，其打印效果更好，紙張的處理能力更強(qiáng)。在打印介質(zhì)的選擇上，噴墨打印機(jī)不僅可以在信封、信紙等普通介質(zhì)上打印，還可以在膠片、照片紙、卷紙等特殊介質(zhì)上打印。
3)激光打印機(jī)可以分為單色激光打印機(jī)和彩色激光打印機(jī)兩類。單色激光打印機(jī)以其優(yōu)秀的黑白打印質(zhì)量、快速的輸出速度、低廉的打印成本以及極高的打印負(fù)荷而迅速成為商務(wù)辦公的首選；而彩色激光打印機(jī)具有專業(yè)水準(zhǔn)的打
印品質(zhì)和自動(dòng)雙面打印功能，可以為用戶打印出精美的宣傳手冊(cè)、廣告宣傳單、新聞稿件等。
(2)復(fù)印機(jī)。復(fù)印機(jī)能非�？旖莶⒋笈康刂赜「鞣N文本以及圖形，因此它是現(xiàn)代辦公不可缺少的重要設(shè)備。
(3)傳真機(jī)。傳真機(jī)可以通過公用電話網(wǎng)將文件、圖像、報(bào)紙、相片等在發(fā)送方和接收方之間完整地進(jìn)行傳送。傳真機(jī)是集計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、精密機(jī)械與光學(xué)技術(shù)于一身的通信設(shè)備，其信息傳送速度快，接收副本質(zhì)量高。
它不僅能準(zhǔn)確、原樣地傳送各種信息的內(nèi)容，還能傳送信息的筆跡，適用于保密通信。它具有其他通信工具無法比擬的優(yōu)勢(shì)，因此在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域中占有非常重要的地位。
(4)掃描儀。掃描儀是一種高精度的光電一體化高科技產(chǎn)品，它能將各種形式的圖像、文本信息輸入計(jì)算機(jī)中，是繼鍵盤和鼠標(biāo)之后的第三代計(jì)算機(jī)輸入設(shè)備。根據(jù)掃描儀掃描介質(zhì)和用途的不同，可以將其分為平板式掃描儀、名片掃描儀、底片掃描儀和文件掃描儀。除此之外，還有手持式掃描儀、鼓式掃描儀、筆式掃描儀、實(shí)物掃描儀和3D掃描儀等。
(5)數(shù)碼攝像機(jī)。隨著數(shù)字時(shí)代的來臨，數(shù)碼攝像機(jī)不再是專業(yè)領(lǐng)域的產(chǎn)品，它已迅速進(jìn)入普通家庭中。數(shù)碼攝像機(jī)是將聲、光等信息信號(hào)轉(zhuǎn)換為0和1的數(shù)字編碼并記錄在記憶卡上的攝像機(jī)。與傳統(tǒng)的攝像機(jī)相比，它具有影像更加逼真、解析度更高的特點(diǎn)，并具有兼容相關(guān)圖像處理軟件的功能。
(6)多功能一體機(jī)。理論上多功能一體機(jī)要具有打印、復(fù)印、掃描及傳真等多項(xiàng)功能，但目前市場(chǎng)上流行的產(chǎn)品中，只要具有其中兩種功能的機(jī)器就可以稱之為多功能一體機(jī)，其外觀如圖11-10所示。
(7)投影儀。投影儀的最大優(yōu)點(diǎn)在于它可以將畫面成倍地放大，給人們帶來視覺的沖擊，通常中小型的投影機(jī)即可產(chǎn)生100英寸以上的投影畫面。目前投影儀已被廣泛地應(yīng)用于各種會(huì)場(chǎng)、影院、教學(xué)、指揮監(jiān)控中心等場(chǎng)合。
3.常用系統(tǒng)軟件及應(yīng)用
MicrosoftOffice是基于Windows操作系統(tǒng)的辦公軟件，常用組件有Word、Excel、Powerpoint等。
(1)MicrosoftOfficeWord。MicrosoftOfficeWord是一種文字處理軟件，能夠制作公司文件和編輯文章、日記、論文、個(gè)人簡(jiǎn)歷等。它是目前世界上最流行的文字處理軟件，可以十分方便地編輯、修改和管理文檔，可以使文檔的處理更加智能化。除此之外，還有許多的功能在日常辦公中發(fā)揮著很大的作用。例如，圖片、藝術(shù)字、自選圖形等可以使文章圖文并茂，具有很強(qiáng)的感染力；字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能會(huì)迅速統(tǒng)計(jì)出文檔的字?jǐn)?shù)、段數(shù)、空格數(shù)等。
(2)MicrosoftOfficeExcel。MicrosoftOfficeExcel是一種電子表格程序，可以用其創(chuàng)建工作簿(電子表格集合)并設(shè)置工作簿格式，以便分析數(shù)據(jù)和作出更明智的業(yè)務(wù)決策。另外，可以使用Excel跟蹤數(shù)據(jù)，生成數(shù)據(jù)分析模型，編寫公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，以多種方式透視數(shù)據(jù)，并以各種具有專業(yè)外觀的圖表來顯示數(shù)據(jù)。
Excel中有大量的公式函數(shù)可以應(yīng)用選擇，使用Excel可以執(zhí)行計(jì)算、分析信息、管理電子表格或網(wǎng)頁中的數(shù)據(jù)信息列表、制作數(shù)據(jù)資料圖表等。
(3)MicrosoftOfficePowerPoint。MicrosoftOfficePowerPoint是一種演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域中。利用PowerPoint不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對(duì)面會(huì)議、遠(yuǎn)程會(huì)議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。用PowerPoint做出來的演示文稿，其格式后綴名為ppt、pptx,也可以保存為pdf、圖片格式等。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。
